Cómo utilizar la aplicación de escritorio Google Backup and Sync como un profesional

Cómo utilizar la aplicación de escritorio Google Backup and Sync como un profesional
Google Drive y Google Backup and Sync
Modificado por última vez en Martes, 26 Febrero 2019 19:09
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Google Drive es más que una aplicación o un sitio web, también puedes instalarla en tu PC

En un mundo donde tenemos en nuestros bolsillos una conexión de alta velocidad a Internet cuando estamos en un área razonablemente poblada, no solo se recomienda almacenar archivos en línea en lugar de solo en tu dispositivo para crear redundancia para documentos y medios importantes. También es muy conveniente poder enviar fragmentos de tu vida a la nube y descargarlos años más tarde, tal vez al otro lado del mundo, en un dispositivo diferente.

Si has estado esperando para el uso del almacenamiento en la nube, en realidad puede ser bastante fácil de usar una vez que hayas descubierto cómo navegar la aplicación móvil que inevitablemente viene con estos servicios. Tomando como ejemplo Google Drive, te mostraremos todas las formas en que puedes almacenar, descargar, compartir y, en general, aprovechar al máximo el almacenamiento en la nube.

Algunos conceptos básicos sobre Google Drive

De forma predeterminada, obtiene 15 gigabytes de espacio gratis, pero esta capacidad de almacenamiento en la nube se comparte en la cuenta de Google, que también incluye Gmail y Google Photos. Si solo estás guardando documentos de texto, entonces probablemente nunca se agotará. Sin embargo, los archivos PDF, los archivos multimedia y las copias de seguridad de carpetas enteras pueden llevarlo rápidamente al límite, en cuyo caso deberás solicitar una suscripción mensual.

Afortunadamente, el siguiente paso te da 100GB por solo $ 20 al año, lo que equivale a $ 1.67 al mes. Si alguna vez quieres echar un vistazo a tus opciones, toca el botón de menú de hamburguesa en la parte superior izquierda de la aplicación Drive y luego toca la sección Almacenamiento en la parte inferior para ver el escaparate de Google.

Obtener una suscripción pagada también te otorga la posibilidad de agregar hasta otros cinco miembros de la familia a tu cuenta de almacenamiento en la nube, y obtienes acceso al soporte técnico premium y al trato ocasional (como $ 5 de descuento en una compra en Play Store). Puedes cambiar entre los diferentes planes en cualquier momento, y los cambios entrarán en vigencia de inmediato.

También se puede acceder a Google Drive en cualquier momento a través de un navegador web en https://drive.google.com. Ya que puedes usar tu navegador para descargar archivos de Google Drive a tu dispositivo, puede ser una forma útil de transferir contenidos desde tu teléfono a una o computadora portátil o de escritorio.

Decide cómo interactuar con tu cuenta de Google Drive

Hay dos formas principales de habilitar en tu computadora el almacenamiento de Google Drive para archivos: Puedes descargar la aplicación de escritorio gratuita de copia de seguridad y sincronización de Google (Google Backup and Sync), o puedes acceder a Google Drive desde un navegador web como se mencionó anteriormente y simplemente hacer clic y arrastrar tus archivos desde tu computadora a la ventana del navegador web.

Ten en cuenta que el navegador Google Chrome puede aceptar archivos individuales y carpetas completas, mientras que Mozilla Firefox está limitado a archivos individuales.

Hacer clic y arrastrar es útil para transferencias de archivos no programadas, pero la aplicación Copia de seguridad y sincronización te permite programar cargas y descargas, por lo que vale la pena explicarlo.

Suponiendo que estás utilizando Windows, debes poder acceder a Copia de seguridad y sincronización desde el menú Inicio después de descargar e instalar la aplicación de escritorio. Simplemente toca la tecla de Windows en el teclado, escribe copia de seguridad y sincronización y haz clic en el resultado de búsqueda con la etiqueta "Copia de seguridad y sincronización de Google".

La aplicación de escritorio puede tardar un minuto en cargarse. Cuando lo haga, haz clic en el botón "Comenzar" y sigue las instrucciones en pantalla para conectar tu PC a tu cuenta de Google Drive.

Google Backup and Sync inicio

Configuración de la aplicación de escritorio Google Backup and Sync

De forma predeterminada, la aplicación de escritorio seleccionará tus carpetas de Documentos e Imágenes, además de los archivos y carpetas que se encuentran en tu escritorio. Para ignorarlas puedes desmarcar las casillas junto a esas ubicaciones, lo que podría decirse que es una buena idea para tu primera experiencia con la aplicación. De lo contrario, podrías quedar atrapado inadvertidamente con gigabytes de cargas de inmediato.

Si haces clic en Elegir carpeta, puede seleccionar prácticamente cualquier carpeta en tu computadora. Si solo deseas crear una carpeta para sincronizar archivos con Google Drive, en lugar de hacer una copia de seguridad en la nube para archivar, el proceso de configuración de la aplicación de escritorio en breve te dará esa opción.

También ten en cuenta que las cargas de tus fotos utilizarán la "calidad original" de forma predeterminada, mientras que la opción de "alta calidad" optimizada para el espacio de Google no contará en tu límite de almacenamiento, a cambio de una pequeña reducción en la calidad de la imagen. A menos que seas un fotógrafo profesional, por ahora recomendaríamos "alta calidad". Puedes cambiar esto en cualquier momento.

Y de forma predeterminada, las cargas de tu imagen irán a Google Drive en lugar de a Google Photos, a menos que marques la casilla en la parte inferior de la pantalla de configuración. Si tomas muchas fotos, te recomendamos que habilites la opción de Fotos de Google para ayudar a mantener tu colección organizada y con capacidad de búsqueda.

Cuando hayas terminado de hacer tus elecciones, haz clic en el botón Inicio. Esto completa la sección de copia de seguridad de datos de la configuración de la aplicación de escritorio. En la siguiente pantalla, eliges si deseas una carpeta cuyo contenido se sincronizará continuamente con tu cuenta de Google Drive.

Google Backup and Sync

Copia de seguridad de carpetas frente a sincronización de carpetas

La diferencia entre copia de seguridad de una carpeta y la sincronización de una carpeta es que los cambios que realices en un archivo sincronizado en la nube se reflejarán automáticamente en la versión del archivo que está en tu carpeta de sincronización en tu computadora. Si modificas o eliminas un archivo en la nube que proviene de una carpeta de copia de seguridad, se restaurará con el archivo en tu PC la próxima vez que Google busque una actualización de ese archivo.

Por lo tanto, si no te importa la sincronización y solo quieres usar Google Drive para redundancia, puedes desmarcar la casilla junto a "Sincronizar mi unidad en esta computadora" y hacer clic en el botón Inicio en la parte inferior derecha. Si decides sincronizar, la aplicación abrirá en este punto tu carpeta de sincronización de Google Drive y podrás comenzar a arrastrar archivos y carpetas.

La aplicación de escritorio en tu bandeja de sistema

Para administrar la aplicación de escritorio de Google, haz clic en el icono en la bandeja del sistema que tiene una nube con una flecha apuntando hacia arriba. Esto abrirá una ventana compacta donde podrás ver la dirección de correo electrónico asociada con esa cuenta, cuánto espacio de Google Drive estás utilizando y cuánto espacio te queda.

A la derecha hay accesos directos a tu carpeta de sincronización, la versión del navegador web de Google Drive, Google Photos y un menú de tres puntos para administrar la aplicación de escritorio. Para cambiar la configuración de la aplicación de escritorio, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Preferencias.

Ten en cuenta que la aplicación de escritorio en la bandeja del sistema mantendrá una lista actualizada de tus archivos más recientes. Esto está diseñado para hacer que esos archivos sean más fáciles de compartir, lo que haces al hacer clic en el icono a la derecha del archivo de tu elección.

Esto abre el mismo diálogo de compartir que ves en Google Docs. De forma predeterminada, la aplicación Copia de seguridad y sincronización permitirá que este archivo sea editado por su destinatario, pero puedes cambiar eso en la ventana de diálogo haciendo clic en el menú desplegable que muestra un bolígrafo con una pequeña flecha hacia abajo al lado. Esto te dará otras dos opciones: "puede comentar" y "puede ver".

Siempre que dejes la aplicación Copia de seguridad y sincronización en la bandeja de tu sistema, hará su trabajo silenciosamente en segundo plano. Para cerrar la aplicación, haz clic en el icono de la bandeja del sistema, luego en el menú de tres puntos y luego selecciona "Salir de copia de seguridad y sincronización". Llevará unos segundos verificar que no queda trabajo por hacer y luego se cerrará.


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